Her beskrives hvordan Vicorda indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger om dig, som besøger Vicordas hjemmeside, retter henvendelse til Vicorda eller er kunde gennem en eller flere af Vicordas Services (Sundhedsscreening, Fysiske sundhedstjek, APV, Pulse surveys, Whistleblower, Nyhedsmodul eller Sundhedsfaglig rådgivning).

Vicorda er dataansvarlig for hjemmesiden og henvendelser til Vicorda. I forbindelse med de andre services er Vicorda databehandler og underlagt en dataansvarligs instruks via databehandleraftaler.

 

Uanset Vicordas rolle, er det Vicordas klare mål at skabe åbenhed omkring Vicordas persondatabehandling samt beskytte dine personlige data i overensstemmelse med lovgivningen om databeskyttelse. 

 

Vicordas kontaktinfo er: 

 

Vicorda ApS

Lejrvej 25

3500 Værløse

 Tlf. +45 3055 4435

info@vicorda.dk

​CVR-nr. 37468835

​

​

Typer af oplysninger

Afhængigt af om du er kunde eller hjemmesidebesøgende, behandler Vicorda en række oplysninger om dig. Disse oplysninger indsamles altid med din medvirken og er typisk:

​

Som hjemmesidebesøgende

• Et unikt ID og tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon, 

• Geografisk område 

• Hvilke sider du klikker på (interesser)

 

Når du anvender Vicordas online kontaktformular

• Navn, firma og antal ansatte

• E-mail og telefonnummer

• Indholdet i din henvendelse (fritekst)
   

Som kontaktperson hos samarbejdspartner

• Navn

• E-mail

• Telefon

 

​Ved brug af sundhedsscreening og fysiske sundhedstjek

Følgende kategorier af personoplysninger indsamles og behandles: 

​

• Almindelige personoplysninger: Generelle baggrundsspørgsmål som køn, alder, vægt og højde, fulde navn, mailadresse, arbejdssted, medarbejdertype, pensionsstatus, sundhedsforsikringsforhold, Arbejdsmiljø: Ergonomi, Samarbejdsrelationer, Psykosociale farer, Livsstil: Søvn, Kost, Rygning, Alkohol, Fysisk aktivitet

• Følsomme personoplysninger: Helbredsmæssige oplysninger 

• Mental sundhed: Stress/angst/depression, Selvomsorg, Kognitive funktioner,  

• Fysisk Sundhed; Selvvurderet helbredsstatus, Sygdom og fravær, Smerter

• Fysiske målinger (ved inkludering af fysiske sundhedstjek): Vægt, Taljemål, Fedtprocent, BMI, Totalkolesterol, HDL- og LDL-kolesterol, Blodsukker, Blodtryk, Balancetest

 

Temabaserede undersøgelser (Puls Surveys)

Følgende kategorier af personoplysninger indsamles og behandles alt efter survey type: 

• Almindelige personoplysninger: Generelle baggrundsspørgsmål som fulde navn, mailadresse, arbejdssted, medarbejdertype, pensionsstatus, sundhedsforsikringsforhold, 

• Følsomme personoplysninger: Helbredsmæssige oplysninger 

  - Mental sundhed: Stress/Angst/Depression/Trivsel/Udbrændthed/Livskvalitet

 

Ved brug af APV (arbejdspladsvurdering)

Følgende kategorier af personoplysninger indsamles og behandles: 

• Almindelige personoplysninger: køn, alder, fulde navn, mailadresse, arbejdssted. fysiske, ergonomiske, biologiske og psykiske arbejdsmiljøforhold

 

Ved brug af Whistleblower
 

Følgende kategorier af personoplysninger indsamles og behandles: 

 

• Almindelige personoplysninger (hvis ikke anonymiserede): fulde navn, mailadresse, arbejdssted. 

• Fortrolige personoplysninger (kan forekomme, hvis du som den registrerede inkluderer personhenførbare data i dine beskrivelser eller tilknyttede bilag)
  -  Dato eller periode for hændelsen
  -  Tema for hændelsen
  -  Beskrivelse af hændelsen
  -  Eventuelle vedhæftede bilag (videoer, billeder, tekstfiler)

​

​

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?
Vicorda opbevarer generelt persondata, så længe der består et aktivt forhold mellem Vicorda og dig, hvor det er i din interesse, at Vicorda behandler oplysningerne. Oplysninger slettes, når dette forhold afsluttes. Sletning sker naturligvis kun i det omfang, Vicorda ikke har lovhjemmel eller øvrig saglig grund til at opbevare oplysningerne i længere tid end dette.

 

Vicorda har også en række konkrete sletteprocedurer tilknyttet de forskellige services i løsningen 

• Bruger har altid mulighed selv at kunne slette data/rapporter

• Bruger har altid mulighed selv at kunne slette hele sin profil

• Bruger hvor arbejdsgiver ikke har historik bliver data slettet efter 30 dage

• Inaktiv bruger vil efter 18 måneders inaktivitet få slettet data. Bruger varsles 1 måned inden.

• Ophører virksomhedens aftale slettes brugerens data

 

Videregivelse af oplysninger

Vicorda benytter kun underdatabehandler i Danmark i forbindelsen med hostning af IT-systemer og data. Disse behandlere har udelukkende oplysninger på Vicordas vegne og må ikke anvende data til egne formål. Ingen underdatabehandler har adgang til personhenførbare data.

​

Vicorda anvender kun databehandlere i Danmark. Dine oplysninger er hermed beskyttelse i henhold til dansk lovgivning.

Vicorda har indgået databehandleraftaler med Vicordas faste IT-leverandører. Disse aftaler sikrer, at de data, som videregives til de konkrete systemer (f.eks. mail og filsystem, hjemmesidehost, kundeadministrationssystem, Sundhedsscreening mv.) behandles på en sikker måde, idet disse leverandører herved garanterer at opfylde GDPR-lovgivningen. 


Hjemmel og formål

​

Vicorda behandler dine personlige data til følgende formål:

• Behandling af din henvendelse til os, hvis du sender os en e-mail eller kontakter os gennem hjemmesiden 

• Behandling af dit besøg på Vicordas hjemmeside (se Vicordas Cookie-oplysning i footer)

• Administration af Vicordas samarbejde, hvis du er kontaktperson hos en samarbejdspartner

• Administration af forholdet mellem dig og Vicorda, hvis du anvender Sundhedsscreening og de tilknyttede ydelser 

 

Retsgrundlaget for Vicordas behandling er følgende overordnede hjemler:

• Almindelige oplysninger fra dit hjemmesidebesøg eller din henvendelse behandles med hjemmel i persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen). Det er Vicordas vurdering, at Vicordas interesse i at indsamle, behandle og videregive oplysninger om dig ikke overstiger din interesse i det modsatte. Samtykke anvendes hvis Vicorda indsamler andet end funktionelle cookies på hjemmesiden.

• Almindelige oplysninger i relation til Vicordas løsningen og de respektive services samt hvis du er samarbejdspartner, behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b; Behandling med henblik på opfyldelse af kontrakt (aftaleforhold). 

• Når du anvender Vicordas løsning og de respektive services, behandler Vicorda også en række følsomme og fortrolige oplysninger om dig, som kræver dit frivillige og informerede samtykke jf. forordningens artikel 9, stk.2, litra a. Du vil helt automatisk blive spurgt om samtykke i de relevante sammenhænge, når du anvender Vicorda løsningen eller en/flere af de respektive services. I forbindelse med samtykkeafgivelsen vil du blive informeret om detaljerne i behandlingen, herunder formål og tilbagekaldelsesprocessen

​

 

Sikkerhed

Vicorda sørger for, at data opbevares sikkert og diskret. Vicordas sikkerhedsforanstaltninger deles op i organisatoriske og tekniske foranstaltninger. De organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger betyder, at det kun er Vicordas betroede personale med sagligt formål, der har adgang til dine personoplysninger efter dit samtykke. Vicordas personale vejledes og instrueres løbende om datasikkerhed, herunder hvordan de behandler og beskytter oplysningerne. Vicorda fører også fortegnelse over Vicordas databehandlingsaktiviteter, som er underlagt Datatilsynets kontrol.

De tekniske sikkerhedsforanstaltninger relateres til Vicordas brug af IT-systemer til registrering og administration. Vicordas data er placeret sikkert og forsvarligt i dansk datacenter som har det nødvendige beskyttelsesniveau i henhold til gældende regler. Al kommunikation på Vicordas hjemmeside er beskyttet med godkendte sikkerhedscertifikater med 256-bits krypteringsnøgle. 
 

Opbevarede data (data at rest) beskyttes via 256-bits kryptering og personfølsomme data i brug (data in use/data in memory) beskyttes ligeledes via 256-bits kryptering.

For at sikre dine persondata udføres der backup af alle dine persondata dagligt og der er tilknyttet en DRaaS løsning.

Vicordas interne it-systemer (pc’er m.m.) er beskyttet med adgangskoder, opdateret antivirusprogram og firewall, to faktor godkendelse (2FA) og fysisk materiale opbevares aflåst. Ved destruering eller reparation af IT-udstyr bliver IT-udstyr afskaffet på ansvarligvis der gør, at dine personoplysninger ikke kan komme til uvedkommendes kendskab.

​​

 

Dine rettigheder

Alle er jf. gældende lovgivning garanteret følgende rettigheder:

 

1. Retten til at modtage oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt):
   Man har som udgangspunkt ret til at vide, hvem der er dataansvarlig, hvad formålet med behandlingen er, og hvem der modtager/behandler oplysningerne. 
   Denne Persondatapolitik indeholder som udgangspunkt alle disse informationer.
    

2. Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret):
   Man kan bede om at få at vide, hvilke oplysninger Vicorda behandler samt en evt. udskrift eller kopi af de indsamlede oplysninger.
    

3.  Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse):
   Hvis man mener, at oplysninger, Vicorda har om pågældende, er forkerte, unøjagtige eller mangelfulde, kan man bede om at få oplysningerne rettet.
    

4. Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt):
   Hvis man mener, at de oplysninger, Vicorda har, om pågældende ikke er nødvendige i forhold til det formål, som de oprindelig er indsamlet til, kan man bede om at få oplysningerne slettet. Vær dog opmærksom på, at vi har pligt og ret til at opbevare visse personoplysninger for at overholde reglerne i lovgivningen.
    

5. Retten til at flytte sine personoplysninger (dataportabiliteret):
   Man har som udgangspunkt ret til at modtage oplysninger om sig selv i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og man har ret til at overføre disse oplysninger til en anden virksomhed
    

6. Retten til at gøre indsigelse:
   Man har ret til at gøre indsigelse mod, at personoplysninger anvendes til bl.a. direkte markedsføring og profilering. Vi bruger dog ikke profilering, og evt. markedsføring vil altid være knyttet til et eksplicit samtykke.

 

Ved henvendelse til Vicorda vedr. et af ovenstående punkter (indsigt, berigtigelse, sletning m.m.) får man senest en måned efter en besked om, hvad Vicorda gør ved henvendelsen. Hvis man fx beder om at få sine oplysninger rettet eller slettet, vil vi normalt undersøge, om alle betingelser er opfyldt, herunder om der er hjemmel i lovgivningen for fortsat behandling af data. Hvis vi vurderer, at indsigelsen er berettiget, sørger Vicorda for at imødekomme anmodningen.
 

Klager og kontaktinfo

Klager over Vicordas behandling af personoplysninger, indsigelser samt spørgsmål vedrørende persondatapolitik rettes til den dataansvarlige. 

​

Du kan klage over behandling af dine data ved henvendelse til Datatilsynet. 

Datatilsynets kontaktinfo fremgår af Datatilsynets hjemmeside, www.datatilsynet.dk.